Sadar bahwa arsip adalah merupakan salah satu simpul pemersatu bangsa, maka pengelolaan arsip harus diupayakan secara seragam, sehingga bermuara pada suatu titik temu yang sama yaitu jati diri bangsa Indonesia
Sampai saat ini keseragaman tersebut belum mencapai kepada tahap yang ideal. Hal ini dikarenakan belum tercapainya keseragaman persepsi mengenai arsip dan dunia kearsipan dari pengelolanya, yaitu Arsiparis. Untuk terwujudnya keseragaman persepsi, ilmu, pengetahuan, ketrampilan dan orientasi mengenai arsip dan kearsipan serta hubungan nasional dan internasional, dibutuhkan suatu wadah profesi, komunikasi, dan kajian ilmiah yang dapat mengantarkan Sumber Daya Manusia kearsipan ke arah tujuan yang dicita-citakan. Maka berkat rahmat Tuhan Yang Maha Esa dibentuklah sebuah wadah dengan nama Asosiasi Arsiparis Indonesia yang disingkat AAI.
Organisasi yang mewadahi komunitas professional kearsipan ini dinamakan Asosiasi Arsiparis Indonesia yang disingkat AAI.
Kantor Pusat AAI berkedudukan di Ibukota Negara Republik Indonesia, Jakarta.
BAB II
SIFAT, ASAS, DAN TUJUAN
AAI bersifat kekeluargaan, forum komunikasi, professional, dan ilmiah
AAI berasaskan Pancasila.
AAI bertujuan :
1. Mempertinggi mutu SDM bidang kearsipan sehingga tercipta tenaga kearsipan yang handal dan mandiri.
2. Mempertinggi mutu penyelenggaraan dan pemanfaatan kearsipan.
Untuk mencapai tujuan sebagaimana disebut pada pasal 5, AAI berusaha antara lain :
1. Melakukan kajian dan publikasi ilmiah di bidang kearsipan.
2. Meningkatkan kesadaran masyarakat dalam pemanfaatan arsip sebagai sumber informasi.
3. Mempertinggi mutu hasil kegiatan Arsiparis dan tenaga kearsipan.
4. Melakukan kerjasama dengan Pemerintah dan organisasi lainnya dalam mempertinggi mutu profesi Arsiparis dan kearsipan.
5. Melakukan kerjasama dengan Pemerintah dalam mensosialisasikan arsip dan kearsipan kepada seluruh lembaga Pemerintah, lembaga swasta dan masyarakat luas.
6. Menyelenggarakan forum komunikasi antar Arsiparis untuk pengembangan profesionalisme.
Keanggotaan AAI terdiri dari :
1. Arsiparis dan tenaga kearsipan yang bekerja pada instansi pemerintah.
2. Pejabat struktural yang masih aktif di bidang pembinaan kearsipan.
3. Arsiparis dan tenaga kearsipan yang bekerja pada BUMN, BUMD, dan lembaga swasta.
4. Masyarakat pencinta arsip, pemerhati arsip, dan kaum professional kearsipan.
5. Anggota kehormatan.
1. Keanggotaan Arsiparis yang Pegawai Negeri Sipil dan pejabat struktural bidang kearsipan bersifat pasif (otomatis menjadi anggota).
2. Keanggotaan sebagaimana dimaksud Pasal 7, ayat 3, 4, dan 5, pejabat struktural non kearsipan, PNS tenaga kearsipan dan pensiunan Arsiparis bersifat aktif dengan cara mendaftarkan diri.
Syarat-syarat keanggotaan :
1. Profesional.
2. Berkebangsaan Indonesia.
3. WNA hanya dapat menjadi anggota kehormatan yang diputuskan melalui rapat pengurus nasional AAI Pusat dan ANRI.
Keanggotaan seseorang berakhir dalam AAI apabila :
1. Meninggal dunia
2. Pindah ke dalam jabatan struktural di luar lingkaran pembinaan kearsipan sehingga menjadi keanggotaan aktif.
3. Meminta berhenti secara tertulis.
4. Dikeluarkan dari keanggotaan berdasarkan rapat pleno pengurus cabang atas rekomendasi dewan kehormatan karena melanggar kode etik Arsiparis.
Hak dan kewajiban anggota :
1. Anggota berhak menghadiri konperensi dan atau konggres.
2. Anggota memiliki hak bicara dan hak suara sesuai tata tertib konferensi dan atau kongres.
3. Anggota dapat dipilih menjadi pengurus AAI.
4. Anggota berkewajiban mematuhi ketentuan yang diputuskan bersama dalam konferensi atau kongres.
Kepengurusan Organisasi AAI terdiri dari :
1. Pengurus nasional untuk tingkat Nasional.
2. Pengurus wilayah untuk tingkat propinsi.
3. Pengurus cabang untuk tingkat kabupaten / kota.
Pengurus nasional :
1. Pengurus nasional dipilih melalui kongres AAI.
2. Pengurus nasional terdiri dari ketua umum, wakil ketua umum, ketua I, II, III, IV, V, dan VI, sekjen, wakil sekjen I, II, dan III, bendahara, dan ketua departemen-departemen.
3. Semua unsur anggota dapat menjadi pengurus nasional AAI.
Pengurus wilayah :
1. Pengurus wilayah dipilih melalui Konferensi wilayah.
2. Pengurus wilayah sekurang-kurangnya terdiri dari ketua, wakil ketua I dan II, sekretaris, wakil sekretaris I dan II, bendahara, wakil bendahara, dan ketua bidang I, II, dan III.
3. Semua unsur anggota dapat menjadi pengurus wilayah AAI.
Pengurus cabang :
1. Pengurus cabang dipilih melalui Konferensi cabang.
2. Pengurus cabang sekurang-kurangnya terdiri dari ketua, wakil ketua I dan II, sekretaris, wakil sekretaris I dan II, bendahara, wakil bendehara, dan ketua seksi I, II, dan II.
3. Semua unsur anggota dapat menjadi pengurus cabang AAI.
Legalisasi pengurus :
1. Pengurus nasional dilantik dan dikukuhkan oleh atau atas nama Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia atas permohonan panitia kongres.
2. Kepala Arsip Nasional dalam hal ini bertindak sebagai fihak yang mewakili Southtest Asian Regional Branch of International Council on Archive (SARBICA).
3. Pengurus wilayah dilantik dan dikukuhkan oleh pengurus nasional.
4. Pengurus cabang dilantik dan dikukuhkan oleh pengurus wilayah.
BAB VI
MEKANISME ORGANISASI
Kongres :
1. Kongres merupakan forum tertinggi dalam AAI.
2. Kongers diselenggarakan sekurang-kurangnya sekali dalam lima tahun.
3. Peserta kongres terdiri dari pengurus nasional, utusan wilayah, dan utusan cabang.
4. Kongres luar biasa dapat dilakukan untuk membahas persoalan yang dianggap luar biasa.
Musyawarah Nasional :
1. Musyawarah Nasional merupakan lembaga tertinggi kedua dalam AAI.
2. Musyawaran Nasional berwenang mengangkat Koordinator wilayah AAI dan Dewan Kehormatan AAI.
3. Musyawarah Nasional dapat diselenggarakan pada setiap tahun.
Konferensi :
1. Konferensi merupakan lembaga tertinggi dalam AAI tingkat wilayah dan cabang.
2. Konferensi diselenggarakan sekurang-kurangnya sekali dalam tiga tahun dan dapat diundur sampai lima tahun.
3. Peserta konferensi adalah semua anggota yang berada di bawah koordinasi wilayah dan / atau cabang.
1. Hak dan kewajiban anggota selama kongres, munas, atau konferensi di atur dalam tata tertib.
2. Semua utusan memiliki hak suara.
3. Peninjau memiliki hak bicara tetapi tidak memiliki hak suara.
Quorum :
1. Kongres dapat dilanjutkan dan dianggap sah apabila dihadiri oleh utusan yang menjadi wakil dari setengah lebih satu dari jumlah cabang yang terdaftar pada AAI Nasional.
2. Kongres dapat dilanjutkan tanpa quorum.
3. Konferensi dapat dilanjutkan dan dianggap sah apabila dihadiri oleh sekurangkurangnya 2/3 (dua pertiga) dari jumlah anggota cabang yang diundang.
4. Bila quorum tingkat cabang tidak terpenuhi, maka sidang dapat dilanjutkan setelah berkonsultasi dengan pengurus nasional AAI
Pemungutan suara :
1. Pemungutan suara baik pada konferensi maupun kongres dilakukan berdasarkan aturan atau tata tertib yang diisepakati pada sidang pendahuluan.
2. Baik keputusan konferensi maupun kongres dianggap sah apabila mendapat dukungan setengah lebih satu suara utusan yang hadir.
3. Apabila dalam membuat kesepakatan terjadi kesamaan suara, maka fihak yang mendapat dukungan dari pengurus domisioner yang diberlakukan dengan sebelumnya diumumkan oleh pimpinan sidang.
Kewenangan kongres, musyawarah nasional dan konferensi :
1. Kongres memiliki kewenangan menyusun, menyesuaiakan dan mengubah Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga AAI.
2. Kongres memiliki kewenangan menyusun program kerja dan memilih pengurus AAI tingkat nasional.
3. Kongres luar biasa memiliki kewenangan membubarkan AAI.
4. Kongres dan munas memiliki kewenangan merumuskan dan mensahkan
Kode Etik Arsiparis.
5. Munas memiliki kewenangan untuk membentuk Dewan Kehormatan
Arsiparis.
6. Konferensi memiliki kewenangan menyusun program kerja dan memilih pengurus tingkat cabang.
BAB VII
DEWAN KEHORMATAN ARSIPARIS
Dewan Kehormatan Arsiparis bertugas :
1. Menyusun, menyesuaikan dan mengubah Kode Etik Arsiparis.
2. Menyusun prosedur pengaduan dan penyelesaian pelanggaran kode etik.
3. Menerima pengaduan atas pelanggaran-pelanggaran yang dilakukan anggota.
4. Menyelenggarakan penyelidikan bagi anggota yang diduga melanggar Kode Etik Arsiparis.
5. Menjatuhkan sanksi terhadap anggota yang melanggar kode etik.
6. Membuat rekomendasi kepada pimpinan instansi bagi Arsiparis yang melanggar kode etik.
7. Memeriksa keuangan pengurus nasional, pengurus wilayah dan pengurus cabang.
(1) Sumber keuangan AAI berasal dari uang pendaftaran, iuran bulanan, sumbangan yang tidak mengikat dan dana yang dihasilkan akibat suatu kerja sama;
(2) Sebelum Asosiasi baik di tingkat nasional, di tingkat wilayah maupun di tingkat cabang mandiri di bidang keuangan, maka pembiayaan dapat difasilitasi dari dinas.
(3) Pembiayaan dilakukan untuk kegiatan yang menyangkut keberadaan Asosiasi.
(1) AAI dideklarasikan secara formal oleh peserta pemilihan Arsiparis Teladan Tingkat Nasional dan para pejabat struktural pendampingnya di Jakarta pada tanggal 14 bulan Agustus tahun 1998.
(2) AAI didirikan untuk jangka waktu yang tidak ditentukan.
Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga dapat diubah oleh kongres apabila mendapat persetujuan dari 2/3 jumlah anggota yang diundang yang mamiliki hak suara.
Pembubaran AAI dapat dilakukan oleh kongres luar biasa yang diadakan khusus untukmembahas pembubaran tersebut.
Hal-hal yang tidak cukup diatur dalam Anggaran Dasar ini diatur dalam Anggaran Rumah Tangga.
BAB XI
ATURAN PERALIHAN
Pasal 30
(1) Anggaran Dasar ini merupakan perubahan dan penyempurnaan dari Anggaran Dasar hasil Kongres ke-1 Asosiasi Arsiparis Indonesia Tahun 2005 di Jakarta dan Kongres Ke-2 AAI Tahun 2010 di Jakarta.
(2) Anggaran Dasar ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan. Ditetapkan di Jakarta Pada tanggal 30 Nopember 2015 Majelis Sidang Kongres Ke-3 Asosiasi Arsiparis Indonesia
